Kaip pradėti su sąskaitų automatizavimu
Praktinis žingsnis po žingsnio vadovas pradedantiesiems, siekiantiems nustatyti automatinį sąskaitų siuntimą, atsiskaitymų sekimą ir duomenų tvarkymą.
Kodėl sąskaitų automatizavimas yra svarbus?
Rankinis sąskaitų siuntimas ir atsiskaitymų sekimas gali tapti baisiu užsiėmimu. Kai auginate savo verslą, šis procesas jums atims daugiau laiko ir energijos nei norėtumėte. Sąskaitų automatizavimas — tai paprasčiausias būdas sutaupyti laiką ir sumažinti klaidas.
Realybė yra tokia: rankinis darbas su sąskaitomis yra negrąžinamas investicijas. Jūs praleisiate valandas, kurias galėtumėte panaudoti verslo plėtrai, tiesiog tik slankiodami tarp el. laiškų, dokumentų ir skaičiuoklių. Automatizavimas jums grąžina kontrolę ir nuramina galvą.
Pagrindinė išmintis
Automatizuota sistema sąskaitų siuntimui ir atsiskaitymų stebėjimui gali sumažinti klaidų kiekį iki 95 procento ir sutaupyti 8–10 valandų per savaitę. Tai nėra kažkas brangus ar sudėtingas — tai yra tiesioginė jūsų verslo savipagalbos priemonė.
Pirmieji žingsniai: paruoškite savo duomenis
Prieš pradedant bet ką automatizuoti, reikalingas aiškus supratimas, ką jūs automatizuojate. Tai reiškia, kad reikia surinkti visus savo kliento duomenis, sąskaitos šablonus ir atsiskaitymo taisykles vienoje vietoje.
Jūs turėtumėte turėti: klientų sąrašą su jų el. pašto adresais, numatytas sąskaitos šablonus, kuriuos naudojate, informaciją apie mokėjimo terminus (30 dienų, 45 dienų ir t. t.) ir, jei naudojate nuolaidas arba mokesčius, visą tą informaciją įrašytą. Tai negrąžinamas žingsnis — kartą jį padarius, likusias dalis būna daug lengviau.
Žingsnis po žingsnio: kaip nustatyti automatizavimą
-
1
Pasirinkite tinkamą įrankį
Rinkoje yra daug sąskaitų automatizavimo programų. Visos jos skiriasi kaina, sudėtingumu ir funkcijomis. Pradėkite nuo to, kas jums tikrai reikalinga — paprastas automatizavimas, ar jums reikia integracijos su jūsų buhalterinės apskaitos programa. Nepirkite brangios sistemos, jei jums pakaktų paprastos.
-
2
Sukonfigūruokite savo šablonų
Daugumoje automatizavimo sistemų galite nustatyti sąskaitos šablonus. Tai yra pagrindas viso jūsų automatizavimo procesui. Jūsų šablonuose turi būti jūsų bendrovės logotipas, kontaktinė informacija, mokėjimo sąlygos ir bet kokios specifinės instrukcijos, kurias naudojate.
-
3
Nustatykite automatinio siuntimo taisykles
Nuspręskite, kada sąskaitos turėtų būti siunčiamos. Dauguma sistemų siūlo siųsti sąskaitą iš karto, kai ji sukurta, arba nusistatyti konkrečias datas. Pavyzdžiui, jei jūs siųstate sąskaitas kiekvieno mėnesio 1-ą dieną, tai galite automatizuoti.
-
4
Sujunkite savo banką ir atsiskaitymo metodą
Jei norite, kad atsiskaitymai būtų automatiniai, jums reikės susieti savo banko sąskaitą arba atsiskaitymo procesoriaus (tokio kaip Stripe arba PayPal) duomenis. Tai naudojama atsiskaitymams iš kliento automatiniu būdu susidoroti, jei jie to norėtų.
-
5
Išbandykite sistemą nedideliu klientų grupe
Prieš paleisdami automatizavimą visiems savo klientams, išbandykite tai keliolika klientų su nedidelėmis sumomis. Tai padės jums suprasti, kaip sistema iš tikrųjų veikia, ir jūs pamatysite, ar yra problemų prieš jas turėdami su visais savo klientais.
Išbandyti ir optimizuoti
Nuo to momento, kai jūs aktyvinate automatizavimą, jūs turėtumėte stebėti, kaip viskas veikia. Tikrininkite savo atsiskaitymų žurnalus — ar sąskaitos yra siunčiamos laiku? Ar atsiskaitymai pasiekiami? Ar yra kokių nors klaidų, kurias pamatysite iš karto?
Pirmą savaitę turėtumėte žiūrėti žymiai dažniau. Po savaitės — galite sumažinti dažnumą, bet nepamirškite stebėti. Jei pamatysite, kad kažkas veikia ne taip, kaip jūs tikėjotės, greitas pataisymas yra daug geriau nei laukti, kol tai taps didele problema.
Praktiniai patarimai sėkmei
Saugumo pirmenybė
Kai naudojate automatizavimo sistemą, jūs suteikiate sistemos prieigą prie savo klientų duomenų. Įsitikinkite, kad pasirinkta sistema turi šifravimą ir atitinka GDPR reikalavimus. Jūs esate atsakingi už jūsų klientų duomenis.
Reguliarus priežiūra
Automatizavimas nereikšminga, kad jūs galite jo pamiršti. Mėnesio pradžioje patikrinkite, ar visos sąskaitos buvo siunčiamos ir ar viskas veikia. Jei kažkas nepavyko, greitas atsako laikas — raktas.
Komunikacija su klientais
Pasakykite savo klientams, kad jūs naudojate automatizavimą. Tai gali padėti jiems suprasti, kaip jūs veikiate. Jie bus mažiau sunerimę, jei jie žinos, kad jūs naudojate šiuolaikinę sistemą.
Sekite savo metrikas
Naudokite savo sistemos suteiktus ataskaitas. Kiek laiko vidutiniškai reikalinga atlikti atsiskaitymams? Kokia yra jūsų vidutinė apmokėjimo suma? Šie duomenys padės jums suprasti, kaip jūsų verslas auga.
Nuolatinis mokymasis
Sistemos, kurias jūs naudojate, nuolat atnaujinamos ir keičiamos. Sekite to sistemos dokumentaciją ir žinias, kad pasinaudotumėte naujomis funkcijomis ir patobulinjimais.
Pastaba
Šis straipsnis skirtas informaciniais tikslais. Automatizavimo sistemos pasirinkimas priklauso nuo jūsų konkrečių verslo poreikių. Prieš pradedant didelę sąskaitų automatizavimo sistemą, patartina pasikonsultavoti su buhalteriu ar IT specialistu, kurie gali padėti jums nustatyti tinkamą sprendimą.
Apibendrinimas
Sąskaitų automatizavimas nėra sudėtingas, bet jis reikalauja nuodugnaus planavimo ir paruošos. Jei jūs seksite šiuos žingsnius — pradėsite nuo duomenų paruošos, pasirinksite tinkamą įrankį, nustatysite šablonus, aktyvuosite automatizavimą ir stebėsite rezultatus — jūs sukursite sistemą, kuri sutaupys jums tūkstančius valandų per metus.
Tiesa yra tokia: nuo šiandien pradėjus, per šešis mėnesius jūs pamatysite dramatišką laiko sutaupymą. Automatizuota sistema jums grąžina kontrolę ir laisvę susitelkti į tai, kas tikrai svarbu — jūsų verslo augimą ir klientų aptarnavimą.
Susiję straipsniai
Sistemos integravimas su jūsų esama programa
Kaip sujungti automatizuotą atsiskaitymų sistemą su buhalterinės apskaitos programa ir kitomis jūsų naudojamomis platformomis.
Duomenų saugumas ir GDPR reikalavimai
Svarbi informacija apie duomenų apsaugą, šifravimą ir atitiktį GDPR normatyvams automatizuotos sąskaitų sistemos kontekste.
Ataskaitos ir analitika iš automatizuotos sistemos
Kaip naudoti automatizuotos sistemos suteiktus duomenis verslo analizei, prognozavimui ir sprendimų priėmimui.